Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Informationen

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“). Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Verantwortlicher

Verdatherm GmbH
Schäfflerstraße 4, 80333 München
E-Mail: info@verdatherm.de
Registergericht: Amtsgericht München
Handelsregister: HRB 311797
Geschäftsführer: Linus Hötzel & Nicolas Graf Beissel
Umsatzsteuer-ID: DE 357 534 882

2. Arten der verarbeiteten Daten:

- Bestandsdaten (z.B., Personen-Stammdaten, Namen oder Adressen).
- Kontaktdaten (z.B., E-Mail, Telefonnummern).
- Inhaltsdaten (z.B., Texteingaben, Fotografien, Videos, Angaben zu Heizungsanlagen).
- Sprachdaten (optional: Audioaufnahmen und daraus erzeugte Transkripte bei Nutzung der Spracheingabe im Wartungsvertrags-Formular).
- Nutzungsdaten (z.B., besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten).
- Meta-/Kommunikationsdaten (z.B., Geräte-Informationen, IP-Adressen).

3. Zweck der Verarbeitung

- Zurverfügungstellung des Onlineangebotes, seiner Funktionen und Inhalte.
- Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzern.
- Bearbeitung von Wartungsvertrags- und Kontaktanfragen einschließlich Zuordnung zu Partnerbetrieben.
- Optionale Umwandlung gesprochener Hinweise in Text (Spracheingabe).
- Verbesserung unseres Onlineangebotes anhand anonymisierter, ereignisbasierter Nutzungsstatistiken (z. B. besuchte Seiten, abgebrochene Formularschritte). Dabei setzen wir keine Analyse-Cookies ein und erstellen kein nutzerübergreifendes Profil.
- Sicherheitsmaßnahmen.

4. Kontaktformulare und Wartungsvertrags-Anfragen

Wenn Sie uns über Formulare auf dieser Website kontaktieren oder eine Wartungsvertrags-Anfrage stellen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl, Angaben zur Anlage, Nachrichten/Hinweise). Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kontaktaufnahme, zur Einordnung Ihrer Anlage und zur Erstellung eines Angebots durch die Verdatherm GmbH bzw. den für Sie zuständigen Verdatherm-Partnerbetrieb.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anfragen und der Sicherheit des Onlineangebotes).

Zur Zustellung der Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails setzen wir Resend ein (siehe Abschnitt 5).

5. Formular-E-Mail-Versand mit Resend

Nach dem Absenden von Kontakt-, Karriere- oder Wartungsvertrags-Formularen übermitteln wir die von Ihnen angegebenen Daten per verschlüsselter Verbindung (HTTPS) an unseren E-Mail-Dienstleister Resend (Anbieter: Resend, Inc., USA; Resend Datenschutz). Resend versendet in unserem Auftrag eine Bestätigungs-E-Mail an Sie sowie eine interne Benachrichtigung an das zuständige Team. Beim Wartungsvertrag können optional hochgeladene Typenschild-Fotos als Anhang der internen Benachrichtigung übermittelt werden, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist.

Drittlandübermittlung: Resend speichert und verarbeitet E-Mail-Inhalte sowie zugehörige Metadaten in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (u. a. EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag von Resend). Die Verarbeitung ist auf die in Abschnitt 4 genannten Zwecke beschränkt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente, nachvollziehbare Formularbearbeitung).

Auftragsverarbeitung: Resend verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Informationen: resend.com/legal/dpa und resend.com/security/gdpr. Eine Kopie bzw. Informationen können Sie bei uns unter info@verdatherm.de anfordern.

6. Optionale Spracheingabe (Google Cloud)

Im Wartungsvertrags-Formular können Sie optional Hinweise per Spracheingabe erfassen. Die Nutzung ist freiwillig; Sie können Hinweise jederzeit auch per Tastatur eingeben. Wenn Sie die Spracheingabe starten, wird über Ihren Browser ein Mikrofonzugriff angefragt. Ihre Sprachaufnahme wird an unseren Server übermittelt und von dort zur automatischen Spracherkennung an unseren Auftragsverarbeiter Google Ireland Limited bzw. verbundene Google-Unternehmen im Rahmen von Google Cloud (Cloud Speech-to-Text; Cloud Data Processing Addendum, Datenschutzhinweis Google Cloud) übermittelt.

Verarbeitung in der EU: Die Spracherkennung erfolgt über die EU-Schnittstelle von Google Cloud Speech-to-Text (API v2, Modell Chirp 3, Endpoint eu-speech.googleapis.com). Die Verarbeitung ist auf die Erstellung eines Texttranskripts beschränkt; wir speichern die Audiodatei nach der Transkription nicht auf unseren Servern. Der erkannte Text wird Ihrem Formularfeld hinzugefügt und mit Ihrer Anfrage wie andere Formulardaten verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Wartungsvertrags-Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie die Spracheingabe aktiv anstoßen (freiwillige Nutzung).

Auftragsverarbeitung: Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf Grundlage des mit Google geschlossenen Cloud Data Processing Addendum (CDPA). Eine Kopie bzw. Informationen können Sie bei uns unter info@verdatherm.de anfordern.

7. Optionale Anlagen-Bildanalyse (Google Vertex AI / Gemini)

Im Wartungsvertrags-Formular können Sie optional Fotos von Typenschildern Ihrer Anlagen hochladen (z. B. Hersteller, Modell, Leistungsangabe). Die Nutzung ist freiwillig; Sie können alle Angaben jederzeit manuell erfassen. Wenn Sie Bilder hochladen und die Analyse starten, werden die Bilddateien an unseren Server und von dort zur Analyse an unseren Auftragsverarbeiter Google Ireland Limited bzw. verbundene Google-Unternehmen im Rahmen von Google Cloud Vertex AI / Gemini übermittelt.

Verarbeitung in der EU: Die Analyse erfolgt in der von uns konfigurierten EU-Region (europe-west4). Ziel der Verarbeitung ist ausschließlich die Extraktion von Anlagenmerkmalen (z. B. vermuteter Anlagentyp, Hersteller, Modellbezeichnung, ggf. kW), um Formularfelder vorauszufüllen. Die manuelle Prüfung und Korrektur durch Sie bleibt jederzeit möglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Wartungsvertrags-Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie die optionale Bildanalyse aktiv nutzen.

8. Hosting (Vercel)

Unser Onlineangebot wird bei Vercel Inc. (340 Pine Street, San Francisco, CA 94104, USA; Vercel Datenschutz) gehostet. Vercel stellt Infrastruktur für Auslieferung der Website, serverseitige Verarbeitung (z. B. Formular-APIs, Spracherkennung) sowie technische Protokolle (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Fehlermeldungen) bereit.

Serverseitige Verarbeitung in der EU: Unsere serverseitigen Funktionen (u. a. /api/form-submissions, /api/wartungsvertrag/service-area, /api/wartungsvertrag/transcribe) sind für die Region Frankfurt (fra1) konfiguriert. Wir nutzen den Vercel-Pro-Tarif; Web Analytics und Speed Insights sind deaktiviert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, verfügbaren Onlineangebot) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung Ihrer Anfragen über Formulare über Vercel erfolgt.

Auftragsverarbeitung: Vercel verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Für den Pro-Tarif gilt die Data Processing Addendum (DPA) von Vercel, die in die Kundenvereinbarung einbezogen ist. Eine Kopie können Sie bei uns unter info@verdatherm.de anfordern.

Hinweis: Statische Inhalte können über ein weltweites Content-Delivery-Netzwerk (CDN) schneller ausgeliefert werden; die genannten Formular- und API-Verarbeitungen laufen in der EU-Region. Inhalte aus unserem CMS werden über Sanity.io bereitgestellt (eigenständiger Anbieter). Für den E-Mail-Versand über Resend gelten die Hinweise in Abschnitt 5.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Beim Besuch unserer Website setzen wir keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Für die anonymisierte Nutzungsstatistik (siehe Abschnitt 3) verwenden wir eine zufällige Sitzungskennung, die nur im Arbeitsspeicher Ihres Browsers für den jeweiligen Seitenbesuch existiert und nicht in Cookies oder dauerhaftem Speicher abgelegt wird.

Im Wartungsvertrags-Formular speichern wir Ihren Formularfortschritt lokal im Browser (localStorage), damit Sie die Eingabe fortsetzen können. Diese Speicherung dient ausschließlich der Formularfunktion, nicht der Werbung oder Profilbildung, und wird nach spätestens 30 Minuten automatisch verworfen.

Technisch notwendige Speicherung durch unseren Hosting-Anbieter (siehe Abschnitt 8) kann für Betrieb und Sicherheit des Onlineangebotes erforderlich sein.

9a. Anonyme Nutzungsstatistik

Zur Verbesserung unseres Onlineangebotes erfassen wir anonymisierte, ereignisbasierte Nutzungsdaten (z. B. besuchte Seiten, abgebrochene Schritte im Wartungsvertrags-Formular, Erfolg optionaler Bildanalyse). Es werden keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Postleitzahlen in der Statistik gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt auf unseren Servern bzw. bei unserem Hosting-Anbieter Vercel (EU-Region) und optional in unserer Automatisierungsplattform Make.com, soweit ein Auswertungs-Webhook konfiguriert ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der messbaren Verbesserung unseres Onlineangebotes).

10. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden, Auskunft über diese Daten sowie weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu erhalten.

Sie haben entsprechend. der gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Sie haben das Recht, unter den Vorgaben des Gesetzes, die sofortige Löschung der Sie betreffenden Daten zu verlangen, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

12. Kontaktieren Sie uns bei Fragen

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die Geschäftsleitung unserer Organisation.