Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Informationen

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“). Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Verantwortlicher

Verdatherm GmbH
Schäfflerstraße 4, 80333 München
E-Mail: info@verdatherm.de
Registergericht: Amtsgericht München
Handelsregister: HRB 311797
Geschäftsführer: Linus Hötzel & Nicolas Graf Beissel
Umsatzsteuer-ID: DE 357 534 882

2. Arten der verarbeiteten Daten:

- Bestandsdaten (z.B., Personen-Stammdaten, Namen oder Adressen).
- Kontaktdaten (z.B., E-Mail, Telefonnummern).
- Inhaltsdaten (z.B., Texteingaben, Fotografien, Videos, Angaben zu Heizungsanlagen).
- Sprachdaten (optional: Audioaufnahmen und daraus erzeugte Transkripte bei Nutzung der Spracheingabe im Wartungsvertrags-Formular).
- Nutzungsdaten (z.B., besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten).
- Meta-/Kommunikationsdaten (z.B., Geräte-Informationen, IP-Adressen).

3. Zweck der Verarbeitung

- Zurverfügungstellung des Onlineangebotes, seiner Funktionen und Inhalte.
- Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzern.
- Bearbeitung von Wartungsvertrags- und Kontaktanfragen einschließlich Zuordnung zu Partnerbetrieben.
- Optionale Umwandlung gesprochener Hinweise in Text (Spracheingabe).
- Sicherheitsmaßnahmen.

4. Kontaktformulare und Wartungsvertrags-Anfragen

Wenn Sie uns über Formulare auf dieser Website kontaktieren oder eine Wartungsvertrags-Anfrage stellen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl, Angaben zur Anlage, Nachrichten/Hinweise). Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kontaktaufnahme, zur Einordnung Ihrer Anlage und zur Erstellung eines Angebots durch die Verdatherm GmbH bzw. den für Sie zuständigen Verdatherm-Partnerbetrieb.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anfragen und der Sicherheit des Onlineangebotes).

Zur Weiterleitung und automatisierten Bearbeitung Ihrer Formulardaten setzen wir Make.com ein (siehe Abschnitt 5).

5. Formular-Weiterleitung mit Make.com (EU)

Nach dem Absenden von Kontakt- oder Wartungsvertrags-Formularen übermitteln wir die von Ihnen angegebenen Daten per verschlüsselter Verbindung (HTTPS) an unsere Automatisierungsplattform Make.com (Anbieter: Celonis SE bzw. verbundene Make-/Celonis-Gesellschaften; Make Datenschutz & GDPR). Dort werden die Daten in von uns konfigurierten Workflows verarbeitet, z.B. zur Benachrichtigung interner Teams, Weiterleitung an Partnerbetriebe oder Speicherung in nachgelagerten Systemen (z.B. CRM oder E-Mail), soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist.

Verarbeitung in der EU: Wir nutzen Make mit EU-Datenresidenz (Region EU, z.B. Endpunkte unter eu1.make.com / hook.eu1.make.com). Die Verarbeitung Ihrer Formulardaten in diesen Workflows ist auf die in Abschnitt 4 genannten Zwecke beschränkt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente, nachvollziehbare Formularbearbeitung).

Auftragsverarbeitung: Make.com verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ausschließlich nach unseren Weisungen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der mit Make/Celonis vereinbarten Vertragsbedingungen inkl. Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). Informationen und Dokumentation: make.com/en/privacy-and-gdpr. Eine Kopie des für uns geltenden AV-Vertrags können Sie bei uns unter info@verdatherm.de anfordern.

Speicherdauer: In Make verbleiben die Daten nur so lange, wie es für die Ausführung der jeweiligen Workflows und die von uns festgelegten Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Details zu Löschfristen in nachgelagerten Systemen entnehmen Sie bitte der Kommunikation im Rahmen Ihrer Anfrage oder fragen Sie uns an.

6. Optionale Spracheingabe (Google Cloud)

Im Wartungsvertrags-Formular können Sie optional Hinweise per Spracheingabe erfassen. Die Nutzung ist freiwillig; Sie können Hinweise jederzeit auch per Tastatur eingeben. Wenn Sie die Spracheingabe starten, wird über Ihren Browser ein Mikrofonzugriff angefragt. Ihre Sprachaufnahme wird an unseren Server übermittelt und von dort zur automatischen Spracherkennung an unseren Auftragsverarbeiter Google Ireland Limited bzw. verbundene Google-Unternehmen im Rahmen von Google Cloud (Cloud Speech-to-Text; Cloud Data Processing Addendum, Datenschutzhinweis Google Cloud) übermittelt.

Verarbeitung in der EU: Die Spracherkennung erfolgt über die EU-Schnittstelle von Google Cloud Speech-to-Text (eu-speech.googleapis.com). Die Verarbeitung ist auf die Erstellung eines Texttranskripts beschränkt; wir speichern die Audiodatei nach der Transkription nicht auf unseren Servern. Der erkannte Text wird Ihrem Formularfeld hinzugefügt und mit Ihrer Anfrage wie andere Formulardaten verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Wartungsvertrags-Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie die Spracheingabe aktiv anstoßen (freiwillige Nutzung).

Auftragsverarbeitung: Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf Grundlage des mit Google geschlossenen Cloud Data Processing Addendum (CDPA). Eine Kopie bzw. Informationen können Sie bei uns unter info@verdatherm.de anfordern.

7. Optionale Anlagen-Bildanalyse (Google Vertex AI / Gemini)

Im Wartungsvertrags-Formular können Sie optional Fotos von Typenschildern Ihrer Anlagen hochladen (z. B. Hersteller, Modell, Leistungsangabe). Die Nutzung ist freiwillig; Sie können alle Angaben jederzeit manuell erfassen. Wenn Sie Bilder hochladen und die Analyse starten, werden die Bilddateien an unseren Server und von dort zur Analyse an unseren Auftragsverarbeiter Google Ireland Limited bzw. verbundene Google-Unternehmen im Rahmen von Google Cloud Vertex AI / Gemini übermittelt.

Verarbeitung in der EU: Die Analyse erfolgt in der von uns konfigurierten EU-Region (europe-west4). Ziel der Verarbeitung ist ausschließlich die Extraktion von Anlagenmerkmalen (z. B. vermuteter Anlagentyp, Hersteller, Modellbezeichnung, ggf. kW), um Formularfelder vorauszufüllen. Die manuelle Prüfung und Korrektur durch Sie bleibt jederzeit möglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Wartungsvertrags-Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie die optionale Bildanalyse aktiv nutzen.

8. Hosting (Vercel)

Unser Onlineangebot wird bei Vercel Inc. (340 Pine Street, San Francisco, CA 94104, USA; Vercel Datenschutz) gehostet. Vercel stellt Infrastruktur für Auslieferung der Website, serverseitige Verarbeitung (z. B. Formular-APIs, Spracherkennung) sowie technische Protokolle (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Fehlermeldungen) bereit.

Serverseitige Verarbeitung in der EU: Unsere serverseitigen Funktionen (u. a. /api/form-submissions, /api/wartungsvertrag/service-area, /api/wartungsvertrag/transcribe) sind für die Region Frankfurt (fra1) konfiguriert. Wir nutzen den Vercel-Pro-Tarif; Web Analytics und Speed Insights sind deaktiviert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, verfügbaren Onlineangebot) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung Ihrer Anfragen über Formulare über Vercel erfolgt.

Auftragsverarbeitung: Vercel verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Für den Pro-Tarif gilt die Data Processing Addendum (DPA) von Vercel, die in die Kundenvereinbarung einbezogen ist. Eine Kopie können Sie bei uns unter info@verdatherm.de anfordern.

Hinweis: Statische Inhalte können über ein weltweites Content-Delivery-Netzwerk (CDN) schneller ausgeliefert werden; die genannten Formular- und API-Verarbeitungen laufen in der EU-Region. Inhalte aus unserem CMS werden über Sanity.io bereitgestellt (eigenständiger Anbieter).

9. Cookies und ähnliche Technologien

Beim reinen Besuch unserer Informationsseiten setzen wir keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Technisch notwendige Speicherung durch unseren Hosting-Anbieter (siehe Abschnitt 8) kann für Betrieb und Sicherheit des Onlineangebotes erforderlich sein.

10. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden, Auskunft über diese Daten sowie weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu erhalten.

Sie haben entsprechend. der gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Sie haben das Recht, unter den Vorgaben des Gesetzes, die sofortige Löschung der Sie betreffenden Daten zu verlangen, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

12. Kontaktieren Sie uns bei Fragen

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die Geschäftsleitung unserer Organisation.